6 Nguyên Tắc Cốt Lõi Khi Áp Dụng Phương Pháp Kanban [keyword]

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc và quy trình, xuất phát từ hệ thống sản xuất Toyota. “Kanban” (tiếng Nhật) nghĩa là “bảng hiển thị” hoặc “thẻ”. Phương pháp này dùng bảng (vật lý hoặc điện tử) để hiển thị công việc và tiến độ. Kanban hoạt động theo nguyên tắc “chỉ làm những gì cần thiết”, mỗi công việc là một thẻ trên bảng, di chuyển qua các giai đoạn: “Đang chờ”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”. Kanban được ứng dụng rộng rãi trong quản lý dự án, sản xuất và nhiều lĩnh vực khác.

2. Lịch sử ra đời của phương pháp Kanban

Kanban ra đời tại Toyota (Nhật Bản) vào những năm 1940, nhằm tối ưu hóa sản xuất và quản lý nguồn lực. Ban đầu, Kanban là hệ thống thẻ gắn trên khay linh kiện, di chuyển theo từng giai đoạn sản xuất. Khi hoàn thành, thẻ được trả lại để yêu cầu linh kiện mới. Dần dần, Toyota phát triển Kanban thành hệ thống quản lý công việc và tiến độ trên bảng hiển thị, áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề.

3. Ý nghĩa của phương pháp Kanban

Kanban giúp giảm lãng phí, tăng hiệu suất, mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng với chi phí hợp lý. Kanban giảm tắc nghẽn, quá tải, giúp máy móc và nhân viên hoạt động hiệu quả. Công việc được hiển thị trên bảng Kanban (vật lý hoặc điện tử) với ba giai đoạn chính: “Cần thực hiện”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”. Mỗi công việc là một thẻ chứa thông tin: mô tả, người thực hiện, thời gian hoàn thành dự kiến, điều kiện chuyển giai đoạn.

Một bảng Kanban bắt buộc phải có ba giai đoạn: “Cần thực hiện", “Đang thực hiện", “Đã hoàn thành"

4. Ưu điểm của phương pháp Kanban

4.1 Minh bạch và rõ ràng

Kanban hiển thị công việc trên bảng, giúp mọi thành viên nắm bắt tiến độ, tương tác và phối hợp hiệu quả. Việc phân công công việc rõ ràng giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo tiến độ.

4.2 Quản lý và kiểm soát hiệu quả

Kanban giúp quản lý tiến độ từng công việc qua trạng thái trên thẻ. Điều này giúp tránh bỏ sót, chậm trễ và xử lý vấn đề kịp thời.

4.3 Tăng cường hiệu suất làm việc

Kanban giới hạn công việc đang thực hiện, tránh quá tải, giúp nhân viên tập trung, giảm thời gian chờ đợi, nâng cao chất lượng.

4.4 Linh hoạt trong quản lý

Kanban cho phép điều chỉnh và ưu tiên công việc linh hoạt, tăng cường tính sáng tạo, khả năng thích nghi và giải quyết vấn đề.

5. 6 Nguyên tắc cốt lõi của Kanban

5.1 Hình dung quy trình làm việc

Hiển thị công việc và tiến độ trên bảng Kanban giúp mọi thành viên nắm bắt quy trình.

5.2 Hạn chế công việc đang thực hiện

Giới hạn công việc giúp nhân viên tập trung, tránh phân tán, chậm trễ, giúp quản lý dễ dàng hơn.

5.3 Quản lý luồng công việc

Giám sát trạng thái trên thẻ giúp kiểm soát luồng công việc, phản ứng kịp thời với vấn đề, tiết kiệm thời gian và chi phí.

5.4 Xây dựng chính sách và quy chuẩn rõ ràng

Quy chuẩn rõ ràng giúp đảm bảo chất lượng, giảm thời gian kiểm tra, chỉnh sửa.

5.5 Tiếp nhận phản hồi

Họp định kỳ để đánh giá hiệu suất, lắng nghe khó khăn, nắm bắt lợi thế, cải tiến quy trình.

5.6 Liên tục cải tiến

Duy trì và cải tiến quy trình, đầu tư công nghệ, đào tạo nhân viên để phát triển bền vững.

Phương pháp Kanban thể hiện trạng thái công việc trên bảng trắng hoặc bảng điện tử

6. Áp dụng Kanban trong quản trị sản xuất theo Toyota

6.1 Các loại Kanban trong sản xuất

• Kanban vận chuyển: Chuyển giao hàng hóa giữa các giai đoạn.
• Kanban sản xuất: Thông báo sản xuất theo nhu cầu.
• Kanban cung ứng: Quản lý cung ứng nguyên vật liệu.
• Kanban tạm thời: Tạm ngưng sản xuất khi có vấn đề.
• Kanban tín hiệu: Thông báo nguyên vật liệu sẵn sàng.

6.2 Nguyên tắc Kanban của Toyota

• Không chuyển hàng lỗi sang giai đoạn sau.
• Đáp ứng đúng và đủ nhu cầu khách hàng.
• Kiểm soát đầu vào và đầu ra.
• Đảm bảo mức độ sản xuất phù hợp.
• Đảm bảo sự ổn định của quá trình.
• Tăng cường hiệu quả, hạn chế lỗi.

Phương pháp quản lý Kanban được phát triển trong những năm 1940 tại Nhật Bản

7. 5 Lưu ý để áp dụng Kanban hiệu quả

7.1 Trực quan hóa tất cả nhiệm vụ

Hiển thị rõ ràng công việc trên bảng Kanban.

7.2 Khối lượng công việc phù hợp

Xác định số lượng công việc hợp lý cho mỗi giai đoạn.

7.3 Tập trung quản lý quy trình

Quản lý quy trình nhất quán và liên tục cải tiến.

7.4 Minh bạch các quy chuẩn

Xây dựng và chia sẻ rõ ràng các quy tắc Kanban.

7.5 Khuyến khích hợp tác và phát triển

Thúc đẩy hợp tác, chia sẻ, đảm bảo công bằng và minh bạch.