Thủ Tục Check-in và Check-out Khách Sạn: Hướng Dẫn Chi Tiết

Check-in khách sạn là gì?

Check-in khách sạn là thủ tục quan trọng, đánh dấu sự bắt đầu kỳ nghỉ của khách. Đây là quá trình nhân viên lễ tân xác nhận thông tin đặt phòng và đăng ký cho khách lưu trú. Thời gian check-in tiêu chuẩn thường là 14h hàng ngày. Khách sạn tiến hành check-in muộn hơn sẽ gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Việc legit là gì trong quy trình này là rất quan trọng, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

Thủ tục check-in cho khách tại quầy lễ tân

Quy trình check-in cho khách lẻ

• Chào đón khách và tiếp nhận thông tin.
• Xác nhận đặt phòng và sắp xếp phòng phù hợp.
• Thông báo tình trạng phòng cho bộ phận liên quan.
• Xác nhận giá phòng, loại phòng, thời gian lưu trú, phương thức thanh toán và các dịch vụ đi kèm. Biết được con đường trung lộ là thuật ngữ dùng để chỉ cái gì? sẽ giúp nhân viên lễ tân linh hoạt hơn trong việc xử lý các tình huống phát sinh.
• Thu thập thông tin cá nhân và giấy tờ tùy thân.
• Cung cấp thông tin về du lịch, địa điểm tham quan.
• Hỏi về yêu cầu đặc biệt của khách (nếu có).
• Giao chìa khóa phòng và hướng dẫn khách.
• Cập nhật thông tin khách vào hệ thống.

Quy trình check-in cho khách đoàn

• Chào đón khách và xác nhận thông tin đặt phòng.
• Kiểm tra và thông báo số phòng với trưởng đoàn.
• Xác nhận lại thông tin đặt phòng: tên khách, công ty, loại phòng, số lượng, yêu cầu đặc biệt, thời gian lưu trú, hình thức thanh toán.
• Đề xuất nâng cấp loại phòng (nếu có thể).
• Sắp xếp phòng cho khách phát sinh (nếu có).
• Cập nhật thông tin lên phiếu đăng ký.
• Thông báo cho bộ phận buồng chuẩn bị.
• Hoàn thiện thông tin khách đoàn và số lượng phòng.
• Xin giấy tờ tùy thân để đăng ký lưu trú.
• Xác nhận trách nhiệm và hình thức thanh toán. Yêu cầu đặt cọc nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc. Kiểm tra thẻ tín dụng nếu thanh toán bằng thẻ.
• Giao chìa khóa/thẻ từ và phiếu dịch vụ miễn phí.
• Giới thiệu các dịch vụ bổ sung và giải trí.
• Cung cấp số điện thoại lễ tân.
• Hướng dẫn khách lên phòng.
• Hoàn tất thủ tục đăng ký và khai báo lưu trú.

Những tình huống thường gặp khi check-in

• Khách đến không có hành lý.
• Khách đến trước giờ check-in quy định.
• Khách đặt phòng không đảm bảo, đến muộn.
• Khách phàn nàn về khách sạn.
• Khách báo đã đặt phòng nhưng không có trong danh sách.

Xem thêm cách xử lý các tình huống trên tại đây.

Lưu ý khi giao tiếp với khách trong quá trình check-in

• Am hiểu tâm lý khách hàng.
• Trang phục gọn gàng, lịch sự.
• Chào đón khách nồng nhiệt, thân thiện.
• Đối xử bình đẳng với mọi khách hàng.
• Sử dụng tên khách khi giao tiếp.
• Thể hiện sự chân thành và nhiệt tình.
• Xin lỗi khách nếu phải chờ đợi.
• Không cáu gắt, tranh cãi với khách. Bên cạnh đó, việc am hiểu về mục đích đi nhật của bạn la gì bằng tiếng nhật cũng sẽ là một lợi thế cho nhân viên lễ tân, đặc biệt khi đón tiếp khách Nhật Bản.

Nụ cười thân thiện của nhân viên lễ tân khi đón khách

Check-out khách sạn là gì?

Check-out là quy trình ngược lại với check-in, khách sẽ làm thủ tục trả phòng và thanh toán các chi phí phát sinh trong thời gian lưu trú. Thời gian check-out tiêu chuẩn là 12h trưa.

Quy trình check-out cho khách lẻ và khách đoàn

Quy trình check-out cho cả khách lẻ và khách đoàn tương đối giống nhau, bao gồm các bước cơ bản như:

• Xác nhận thông tin phòng và khách hàng.
• Kiểm tra các dịch vụ đã sử dụng (minibar, giặt ủi, ăn uống…).
• Lập hóa đơn và xác nhận thanh toán.
• Trả lại giấy tờ tùy thân và đồ đạc gửi.
• Hỗ trợ khách vận chuyển hành lý và tìm phương tiện di chuyển.

Express Check-out là gì?

Express Check-out là dịch vụ thanh toán và trả phòng nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian cho khách. Tìm hiểu thêm về Express Check-out tại đây. Việc nắm rõ khu du lịch bà nà hill nằm trên dãy núi có tên là gì sẽ giúp nhân viên lễ tân tư vấn cho du khách tốt hơn.

Tình huống thường gặp khi check-out

• Khách phàn nàn về hóa đơn.
• Khách mất ví hoặc không đủ tiền thanh toán.
• Khách sử dụng tiền hoặc thẻ giả.
• Khách thanh toán bằng séc không hợp lệ.

Tìm hiểu cách xử lý các tình huống trên tại đây. Hiểu rõ về hệ thống quản lý môi trường (ems là gì) sẽ giúp khách sạn nâng cao chất lượng dịch vụ và bảo vệ môi trường.

Công việc sau khi khách trả phòng

• Cập nhật tình trạng phòng trên hệ thống.
• Lưu trữ thông tin khách hàng.
• Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán.