Phòng Hành chính Nhân sự là gì? Vai trò và Chức năng [Phòng hành chính nhân sự]

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của mọi doanh nghiệp. Đóng vai trò như “xương sống” của tổ chức, bộ phận này không chỉ xử lý các công việc hành chính đơn thuần mà còn đảm nhiệm nhiều chức năng quan trọng liên quan đến con người và văn hóa doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết về phòng hành chính nhân sự, từ định nghĩa, chức năng, KPI cho đến sơ đồ tổ chức và các quy trình quan trọng.

cây phát tài tiếng anh là gì

Phòng hành chính nhân sự là gì?

“Hành chính” bao gồm các quy trình và thủ tục của doanh nghiệp (ví dụ: quản lý giấy tờ, tài liệu). “Nhân sự” liên quan đến quản lý con người, bao gồm đào tạo, lương thưởng và phúc lợi.

Phòng Hành chính Nhân sự (Human Resources and Administration Department) chịu trách nhiệm quản lý mọi việc liên quan đến nhân sự và hành chính, từ tuyển dụng, đào tạo, lương bổng, phúc lợi đến giải quyết tranh chấp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Nó là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả và mọi người làm việc hài hòa.

Phòng hành chính nhân sự

trần đại nghĩa tên thật là gì

Chức năng và Mục tiêu của Phòng Hành chính Nhân sự

Tuyển dụng và Tuyển chọn Nhân viên

HCNS xác định nhu cầu nhân sự, xây dựng chiến lược tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp, duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng.

Quản lý Hồ sơ Nhân viên

HCNS quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động và thông tin làm việc của nhân viên, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật.

Đào tạo và Phát triển

HCNS tổ chức đào tạo, nâng cao kỹ năng, hỗ trợ lập kế hoạch phát triển cá nhân và lộ trình thăng tiến cho nhân viên.

Quản lý Tiền lương và Phúc lợi

HCNS tính toán và chi trả lương, thưởng, phụ cấp, cập nhật chính sách phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Quản lý Quan hệ Lao động

HCNS duy trì quan hệ lao động hài hòa, giải quyết xung đột, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Hành chính và Văn phòng

HCNS quản lý công văn, giấy tờ, tổ chức sự kiện nội bộ, hỗ trợ các bộ phận khác, đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị.

tắc kè kêu 3 tiếng vào ban đêm là điềm gì

Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp

HCNS xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp thông qua các hoạt động gắn kết, chương trình khen thưởng, tạo môi trường làm việc tích cực.

Công việc phòng hành chính nhân sự

Bộ KPI của Phòng Hành chính Nhân sự

Thời gian Tuyển dụng (Time to Hire)

Thời gian từ khi đăng thông báo tuyển dụng đến khi ứng viên nhận việc.

Chất lượng Tuyển dụng (Quality of Hire)

Đánh giá hiệu quả và đóng góp của nhân viên mới.

Tỷ lệ Giữ chân Nhân viên (Employee Retention Rate)

Khả năng giữ lại nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.

chương trình tiên tiến và chương trình chất lượng cao là gì

Chỉ số Hài lòng của Nhân viên (Employee Satisfaction Index)

Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc và công ty.

Tỷ lệ Tham gia Hoạt động Nội bộ (Internal Engagement Rate)

Mức độ tham gia của nhân viên vào các hoạt động do công ty tổ chức.

Thời gian Xử lý Hồ sơ (Document Processing Time)

Hiệu quả xử lý hồ sơ và tài liệu hành chính.

Tỷ lệ Lỗi Hành chính (Administrative Error Rate)

Số lỗi phát sinh trong quá trình xử lý công việc hành chính.

Sơ đồ Tổ chức Phòng Hành chính Nhân sự

Phòng Hành chính nhân sự

Bộ phận Hành chính (Administration)

Quản lý hoạt động hành chính hàng ngày, hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm, an ninh, vệ sinh.

Bộ phận Nhân sự (Human Resources – HR)

Quản lý chính sách và quy trình nhân sự, phúc lợi, chế độ đãi ngộ.

Bộ phận Tiền lương & Phúc lợi (Compensation & Benefits – C&B)

Xây dựng chính sách phúc lợi, lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm.

Bộ phận Tuyển dụng (Recruitment)

Tìm kiếm và thu hút nhân tài, lập kế hoạch và thực hiện chiến dịch tuyển dụng.

Bộ phận Đào tạo & Phát triển (Learning & Development – L&D)

Nâng cao kỹ năng và năng lực nhân viên thông qua đào tạo.

Bộ phận Đào tạo phát triển

Bộ phận Truyền thông Nội bộ (Internal Communications – IC)

Cầu nối thông tin giữa tổ chức và nhân viên.

tiểu đường là gì

Các Quy trình Quan trọng của Phòng Hành chính Nhân sự

Quy trình Tuyển dụng

Phối hợp với các bộ phận, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn, onboarding.

Quy trình Quản lý Hồ sơ Nhân sự

Thu thập, lưu trữ, tổ chức thông tin nhân viên, phối hợp cập nhật thông tin.

Quy trình Tính lương

Thu thập thông tin giờ làm việc, nghỉ phép, tính toán và phát hành bảng lương.

Quy trình Xử lý Hợp đồng

Kiểm tra tính pháp lý, cung cấp thông tin, trình ký, lưu trữ và quản lý hợp đồng.

Quy trình Mua hàng – Thanh toán

Xác định nhu cầu, tạo đơn đặt hàng, lập hóa đơn, kiểm tra, thanh toán và lưu trữ hồ sơ.