Table of Contents
Việc giao tiếp hiệu quả qua email là kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại. Bài viết này cung cấp 62 cụm từ tiếng Anh thông dụng, được phân loại theo mục đích sử dụng, giúp bạn tự tin soạn thảo email chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
Mở Đầu Email
Một lời chào phù hợp thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Lựa chọn cách chào hỏi tùy thuộc vào mức độ thân thiết với người nhận:
- Dear [name]: Trang trọng, dành cho người bạn kính trọng.
- Hi [name]: Thân thiện, gần gũi hơn.
- Greetings: Khi không biết tên người nhận.
- Hi (everyone/guys): Gửi email cho nhóm người, mang tính chất thân mật.
1. Thể Hiện Sự Quan Tâm
Bắt đầu email bằng lời chúc tốt đẹp tạo ấn tượng thân thiện:
- I hope you are well/all is well: Thể hiện sự quan tâm vừa phải, an toàn và lịch sự.
- I hope you had a great weekend/week/day: Phổ biến trong email công việc, tùy chỉnh theo thời điểm gửi.
- I hope you enjoyed your vacation: Dùng khi biết người nhận vừa đi nghỉ.
- I hope you feel better soon: Dành cho người nhận đang hồi phục sau bệnh.
- I hope you enjoyed the [name of the event]: Kết nối sau sự kiện, tạo ấn tượng tích cực.
2. Giới Thiệu Bản Thân và Mục Đích Email
Giới thiệu rõ ràng bản thân và mục đích gửi email, cá nhân hóa nội dung để tăng khả năng nhận phản hồi:
a. Cụm từ chung
- It’s [your name] from [your company]: Giới thiệu tên và công ty.
- I am writing to you about…: Đề cập vấn đề đã trao đổi hoặc sự kiện sắp tới.
- I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for …: Nêu rõ mục đích email một cách ngắn gọn.
- Might I take a moment of your time to …: Cách diễn đạt trang trọng.
- I am reaching out because …: Cách diễn đạt thân mật.
b. Cụm từ cụ thể
- I read your article about [topic] in [channel] yesterday/ this morning. I couldn’t help thinking about …: Bắt đầu cuộc trò chuyện dựa trên bài viết của người nhận.
- Congratulations on [what the person has achieved]! I’m sure it’s inspiring to see how this can help …: Khen ngợi thành tích của người nhận.
3. Thể Hiện Lòng Biết Ơn
Biết ơn giúp thu hút sự chú ý và giải quyết vấn đề hiệu quả:
- Thanks for letting me know: Thừa nhận và cảm kích thông tin người nhận cung cấp.
- Thank you for your understanding/patience: Khen ngợi khách hàng khi gặp sự cố.
- Thank you for your email about …: Nhắc lại vấn đề đang trao đổi.
- Thanks for sending/asking about/attending: Ghi nhận hành động của người nhận.
- Thank you for reaching out (to me): Thể hiện sự cảm kích khi được liên hệ.
- Thanks for your feedback on/your suggestion: Hoan nghênh phản hồi và đề xuất.
4. Nhắc Nhở
Sử dụng các cụm từ này để nhắc nhở hoặc cung cấp thông tin bổ sung:
- Please note …: Nhấn mạnh vấn đề quan trọng.
- Quick reminder: Nhắc nhở thân mật về deadline hoặc cuộc họp.
- I wanted to update you: Cập nhật tình hình vấn đề cho khách hàng.
- I’d like to inform you that …: Đưa ra thông báo hoặc câu trả lời quan trọng.
- Just a quick heads up: Thông báo nhanh về cảnh báo hoặc lời khuyên.
- I hope you find this helpful: Cung cấp thông tin, lời khuyên hoặc giải pháp.
5. Gửi Tệp Đính Kèm
Khi gửi tệp đính kèm, hãy nêu rõ tên và định dạng tệp:
- I’m sending you [file’s name] as a pdf file: Chỉ rõ tên và định dạng tệp.
- I’ve attached [file’s name] for your review: Đính kèm tệp để người nhận xem xét.
- Could you please sign the attached document and send it back by [date]?: Yêu cầu ký và gửi lại tài liệu.
- Please see the information below for more details about …: Nhấn mạnh thông tin quan trọng.
- Here’s the document you asked for/we discussed: Gửi tài liệu đã được yêu cầu.
- More information is available at [website]: Chia sẻ đường link và giới thiệu nội dung.
6. Đề Nghị Hỗ Trợ
Thể hiện sự sẵn lòng giúp đỡ và cung cấp thông tin liên lạc:
- Please feel welcomed …: Khuyến khích khách hàng liên hệ.
- Could you please…?: Đưa ra yêu cầu lịch sự.
- I’d appreciate it if you could …: Yêu cầu lịch sự.
- It would be very helpful if you could send us/me …: Thể hiện sự trân trọng sự giúp đỡ.
- Please keep me informed/posted/updated: Yêu cầu cập nhật thông tin.
- If possible, I’d like to know (more) about …: Mong muốn nhận thêm thông tin.
7. Đề Nghị Giúp Đỡ
Thể hiện sự nhiệt tình khi đề nghị giúp đỡ người nhận:
- I’d be happy to …: Sẵn lòng giúp đỡ.
- If we can be of any further assistance, please let us know: Đề nghị hỗ trợ thêm.
- Let me know if you need any help: Sẵn sàng hỗ trợ khi cần.
- Please do not hesitate to contact me: Khuyến khích liên hệ.
- Please feel free to contact me/to get in touch: Cho phép người nhận liên hệ khi cần.
8. Truyền Đạt Tin Xấu
Sử dụng các cụm từ này để truyền đạt tin xấu một cách lịch sự và chuyên nghiệp:
- Unfortunately, we cannot/we are unable to …: Thông báo tin tiêu cực một cách trang trọng.
- I’m afraid it will not be possible to …: Diễn đạt thân mật hơn, kèm lời giải thích.
- We regret to inform you that …: Lịch sự và trang trọng, kèm giải thích.
- After careful consideration, we have decided (not) to …: Cho thấy đã cân nhắc kỹ lưỡng.
- It’s against company policy to …: Giải thích lý do từ chối dựa trên chính sách công ty.
- Despite my best efforts …: Thể hiện đã nỗ lực nhưng không thành công.
9. Mong Muốn Nhận Phản Hồi
Khuyến khích người nhận phản hồi bằng các cụm từ sau:
- Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule …: Yêu cầu phản hồi cụ thể.
- I look forward to seeing/meeting you: Dùng khi lên lịch hẹn gặp.
- Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated: Đề nghị phản hồi và đánh giá cao sự đóng góp.
- I would appreciate your help in this matter: Cảm ơn sự giúp đỡ của người nhận.
10. Kết Thúc Email
Lựa chọn lời chào tạm biệt phù hợp với ngữ cảnh:
- Best regards: Thân thiện và phổ biến.
- All the best: Thân thiện và xã giao.
- Sincerely: Trang trọng và lịch sự.
- Cheers: Dành cho bạn bè và đồng nghiệp thân thiết.
- Have a great week/weekend/day/night!: Tùy chỉnh theo thời điểm gửi.
- Stay safe: Dùng trong thời điểm khó khăn.
