Thể thức Văn bản Hành chính: Cấu trúc, Thành phần và Sơ đồ Bố trí

Thể thức Văn bản là gì? Thành phần của Thể thức Văn bản Hành chính?

Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản được định nghĩa là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản. Thể thức này bao gồm các thành phần chính áp dụng cho mọi loại văn bản và các thành phần bổ sung cho trường hợp cụ thể hoặc một số loại văn bản nhất định.

Cụ thể, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Số, ký hiệu của văn bản.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
9. Nơi nhận.

Ngoài ra, còn có các thành phần bổ sung khác như:

• Phụ lục.
• Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
• Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
• Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm những gì?Hình ảnh minh họa các thành phần của thể thức văn bản hành chính.

Sơ đồ Bố trí các Thành phần Thể thức Văn bản Hành chính

Mục 4 Phần 1 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính như sau:

Cụ thể vị trí trình bày các thành phần như sau:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu văn bản
4. Địa danh, thời gian ban hành văn bản
   5a. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
   5b. Trích yếu nội dung công văn
5. Nội dung văn bản
   7a, 7b, 7c. Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền
6. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
   9a, 9b. Nơi nhận
   10a. Dấu chỉ độ mật
   10b. Dấu chỉ mức độ khẩn
7. Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
8. Ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành
9. Địa chỉ cơ quan, tổ chức; email; website; số điện thoại; số Fax
10. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao điện tử

Các Hình thức Bản sao của Văn bản Hành chính

Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các hình thức bản sao của văn bản hành chính như sau:

1. Sao y:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Chụp từ bản gốc hoặc bản chính.
• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: In từ bản gốc điện tử.
• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Số hóa văn bản giấy và ký số.

2. Sao lục:

• Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
• Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
• Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
  Sao lục được thực hiện bằng cách in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao:

• Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
• Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
• Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.
• Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
  Bản trích sao được thực hiện bằng cách tạo lại đầy đủ thể thức, phần nội dung cần trích sao.