Hướng Dẫn Viết Email Chuyên Nghiệp

Các Bước Viết Email Chuyên Nghiệp

Viết email chuyên nghiệp rất quan trọng trong giao tiếp hiện đại. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết:

1. Soạn nội dung: Bắt đầu bằng việc soạn thảo nội dung email, bao gồm tiêu đề, nội dung chính và chữ ký. Đính kèm file cần thiết (nếu có).
2. Kiểm tra kỹ lưỡng: Rà soát lại nội dung và file đính kèm để đảm bảo không có lỗi chính tả, sai sót thông tin hoặc thiếu file.
3. Nhập địa chỉ người nhận: Cuối cùng, nhập địa chỉ email của người nhận và gửi. Việc này nên làm sau khi đã hoàn tất nội dung để tránh gửi nhầm email chưa hoàn chỉnh.

Tiêu Đề Email

Tiêu đề email cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện đúng nội dung email. Tiêu đề hay sẽ thu hút người đọc và tăng khả năng email được mở. Tránh tiêu đề chung chung hoặc không rõ ràng, dễ bị bỏ qua hoặc bị coi là spam.

Lưu Ý Khi Viết Tiêu Đề Email

• Rõ ràng, súc tích: Tiêu đề cần đi thẳng vào vấn đề, không lan man.
• Đúng mục đích: Phản ánh chính xác nội dung email.
• Độ dài vừa phải: Tránh tiêu đề quá dài, khó hiển thị đầy đủ.
• Tiếng Việt không dấu: Hạn chế lỗi font chữ.
• Thêm ngày tháng (nếu cần): Đối với email định kỳ, báo cáo.

Ví dụ: V/v đăng ký môn học -[MSSV], CV ứng tuyển – [Vị trí] – [Họ tên]

Đính Kèm File

Khi đính kèm file, hãy lưu ý:

• Định dạng phổ biến: Sử dụng định dạng dễ mở như PDF, DOC, XLS.
• Nén file (nếu cần): Nén nhiều file thành ZIP hoặc RAR để tiện gửi và nhận.
• Đặt tên file rõ ràng: Sử dụng tên file dễ hiểu, không dấu.

Nội Dung Email

Nội dung email cần cô đọng, rõ ràng và dễ hiểu. Sử dụng câu ngắn, đi thẳng vào vấn đề. Nêu rõ lý do viết email ngay từ đầu.

Trình Bày Văn Bản

• Viết hoa chữ cái đầu dòng: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi câu.
• Dấu câu: Sử dụng dấu câu đúng vị trí.
• Đoạn văn: Chia đoạn văn hợp lý để dễ đọc.
• Tránh lạm dụng: Không lạm dụng chữ in hoa, in đậm, in nghiêng hay dấu chấm than.

Cấu Trúc Email Chuẩn

Một email chuẩn thường bao gồm các phần sau:

1. Chào Hỏi: Dear (Hi)… hoặc Kính gửi…

2. Nội Dung:

• Cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi.
• Nội dung dễ hiểu, in đậm thông tin quan trọng.
• Ngôn từ lịch sự, tôn trọng.

3. Kết Thúc: Thanks & B. Regards, hoặc Trân trọng,

4. Chữ Ký: Bao gồm thông tin liên hệ như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, email, địa chỉ.

Mẫu Chữ Ký Email

Tien Dat
*Web Designer, SEO, Mechatronic Engineer*

| **m.** +84 979 200 205 **e.** [[email protected]](/cdn-cgi/l/email-protection)  **w.** http://about.tiendat.me/  **a.** Ho Chi Minh City |
|---|

Kiểm Tra Lại

Luôn kiểm tra lại nội dung và file đính kèm trước khi gửi để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tránh sai sót.

Nhập Địa Chỉ Người Nhận

Nhập địa chỉ người nhận sau khi đã hoàn thành các bước trên. Kiểm tra kỹ địa chỉ email để tránh gửi nhầm.